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「領収書があれば何でも経費にできるのか」「個人的な支出との境界が分からない」と悩む経営者の方は少なくありません。法人税では、会計上の「費用」と、課税所得の計算上差し引ける「損金」は必ずしも一致しません。
事業に必要な支出でも、交際費や役員給与、寄附金などは損金算入に制限があります。判断するときは、「事業との関連性」「金額の妥当性」「領収書・請求書などの証拠書類」の3点が重要です。
本記事では、損金にできる支出の代表例や判断に迷いやすいケース、証憑の保存方法まで分かりやすく解説します。

会計上の「費用」は、仕入代金や人件費、家賃など、企業活動によって発生したコストとして損益計算書に計上するものです。一方、税務上の「損金」は、法人税の課税所得を計算する際に差し引ける金額を指します。
基本的な関係は、次のとおりです。
・益金－損金＝課税所得
・課税所得×法人税率等＝法人税額
会計上は費用として処理していても、税務上は全額または一部を損金にできない場合があります。これを「損金不算入」といい、法人税の申告では対象額を所得金額に加算するなどの税務調整を行います。
代表例には、損金算入に制限のある交際費や寄附金、要件を満たさない役員給与などがあります。

支出を会社の経費として処理する際は、次の3点を確認しましょう。
・事業の遂行に必要な支出か
・金額や内容に合理性があるか
・領収書・請求書・契約書などで取引内容を説明できるか
法人カードで支払ったことや、会社名義の領収書があるという理由だけで、税務上の損金になるわけではありません。
経営者個人の生活費や私的な飲食など、事業との関連性を説明できない支出は、原則として会社経費に含めないことが重要です。

商品の仕入代金や材料費、外注先への制作費・業務委託料、Web広告やチラシ制作費などの広告宣伝費は、事業に必要な支出であれば原則として損金に算入できます。オフィスの家賃、水道光熱費、電話・インターネットなどの通信費も代表的な経費です。
ただし、支払った時点で全額を損金にできるとは限りません。決算日後の期間に対応する家賃や保険料などの前払費用は原則として資産計上し、その費用が対応する期間に損金算入します。一定の要件を満たす短期前払費用については例外的な取扱いがあります。
また、期末時点で未販売の商品などは棚卸資産として処理するため、仕入れた時点ですべてがその年度の損金になるとは限りません。

取引先への訪問や出張に必要な電車、航空券、タクシー、宿泊費などは、業務上必要であれば原則として損金にできます。
出張日、訪問先、目的、同行者などを出張報告書や会計ソフトの摘要欄に記録しておくと、業務との関連性を説明しやすくなります。
観光や帰省などの私用を組み合わせた場合は、業務部分と私的部分を利用実態などに基づいて合理的に区分することが重要です。
役員・従業員へ出張日当を支給する場合も、旅費規程を整備し、役職や出張内容などに応じて社会通念上妥当な金額を設定しましょう。

従業員への給与・賞与、会社負担の社会保険料、一定の健康診断費用や社内行事費なども、要件を満たせば損金に算入できます。
福利厚生費として処理する場合は、特定の役員や従業員だけを恣意的に優遇するのではなく、従業員全体を対象とするなど、合理的な基準で運用することが重要です。
従業員レクリエーション旅行については、旅行の目的、期間、参加割合、会社負担額などを総合的に判断します。国税庁では、社会通念上一般的なレクリエーション旅行であり、従業員が受ける経済的利益が少額と認められるものについては、給与として課税しなくてもよいとしています。
旅行期間が4泊5日以内で、原則として従業員の50％以上が参加する旅行は、一つの目安とされています。ただし、現在は参加割合が50％未満でも、旅行の内容を総合的に判断して給与課税されないケースがあります。
役員だけを対象とする旅行や、実質的な私的旅行などは、福利厚生費としての処理が認められない可能性があるため注意しましょう。

取引先や仕入先など、事業関係者への接待、飲食、贈答にかかる費用は「交際費等」に該当する場合があります。
ただし、2024年4月1日以後に支出する取引先等との飲食費については、1人当たり1万円以下で、一定の事項を記載した書類を保存している場合、交際費等の範囲から除外されます。
なお、専ら自社の役員・従業員やその親族に対する接待等のための飲食費、いわゆる社内飲食費には、この1万円基準は適用されません。
また、資本金または出資金の額が1億円以下であることなど一定の要件を満たす中小法人では、交際費等について、
「年800万円までの定額控除限度額の範囲で損金算入する方法」
または、
「接待飲食費の50％を損金算入する方法」
のいずれかを選択できます。
飲食費については領収書だけでなく、年月日、参加した相手の氏名または名称、その関係、参加人数、金額、店舗名・所在地など、制度上必要な事項を記録・保存しておきましょう。

社長や役員への給与は、支給すれば自由に損金へ算入できるわけではありません。
原則として、毎月一定額を支給する「定期同額給与」や、あらかじめ支給時期・支給額を定め、期限までに税務署へ届け出る「事前確定届出給与」などの要件を満たす必要があります。
定期同額給与とは、原則として1か月以下の一定期間ごとに支給され、事業年度の各支給時期における支給額が同額である給与などをいいます。
要件に該当しない役員給与や、不相当に高額な部分は損金不算入となります。
そのため、「利益が増えたので決算前に役員報酬を増額する」といった利益調整を目的とする安易な変更には注意が必要です。
役員報酬は法人税だけでなく、役員個人の所得税・住民税や社会保険料にも影響するため、事業年度の早い段階で年間利益や資金繰りを見ながら検討しましょう。

社用車やスマートフォンなど、業務と私用の両方で利用するものは、事業との関連性や利用実態を説明できるようにすることが重要です。
社用車であれば訪問先や運行目的、スマートフォンであれば業務での利用状況などを記録しておくとよいでしょう。
役員社宅も、会社が家賃を負担すれば無条件で給与課税されないわけではありません。役員から税務上定められた「賃貸料相当額」を徴収していれば、原則として給与として課税されません。
一方、無償で貸与した場合は賃貸料相当額が、賃貸料相当額より低い家賃しか受け取っていない場合はその差額が、原則として役員の給与として課税されます。
特に、役員個人の生活費や私的な飲食・買い物を会社経費に混在させると、税務調査で役員給与等と判断される可能性があります。
法人カードや法人口座を私用と分け、業務目的を説明できる状態で管理しましょう。

会社が支払った金額を会計上の費用として処理しても、税務上は全額を損金にできない場合があります。
例えば寄附金は、支払先によって取扱いが異なります。国や地方公共団体への寄附金は、原則として支出した全額を損金に算入できます。
一方、一般の寄附金には、資本金等の額や所得金額などを基に計算する「損金算入限度額」があり、限度額を超える部分は損金不算入となります。
税金についても、すべて損金になるわけではありません。法人税、地方法人税、都道府県民税・市町村民税の本税、各種加算税、延滞税、罰金・科料などは、原則として損金に算入できません。
役員や従業員に課された交通反則金を法人が負担した場合、その違反行為が法人の業務遂行に関連しているときは、法人の損金には算入できません。業務と関係のない違反について会社が負担した場合は、原則としてその役員または従業員に対する給与として取り扱われます。
勘定科目だけで判断せず、支出の内容や税法上の取扱いを確認することが重要です。

パソコン、機械、車両など長期間使用するものは、原則として固定資産に計上し、耐用年数に応じて減価償却します。
ただし、取得価額が10万円未満の減価償却資産などは、一定の要件のもと、事業の用に供した事業年度に全額を損金算入できます。
また、取得価額が10万円以上20万円未満の減価償却資産については、「一括償却資産」として、原則3年間で損金算入する方法も選択できます。
さらに、2026年4月1日以後に取得等する減価償却資産については、青色申告を行う一定の中小企業者等であれば、取得価額40万円未満の資産を一定の要件のもとで取得時に全額損金算入できる特例があります。
2026年3月31日までの取得価額基準は30万円未満でしたが、令和8年度税制改正により40万円未満へ引き上げられました。対象となる取得価額の合計額は、引き続き原則として年間300万円が上限です。
また、2026年4月1日以後は、常時使用する従業員数が400人を超える法人は原則として対象から除外されます。
そのため、「会社で購入した＝その年度に全額経費」とは限りません。購入前に取得価額や利用期間、自社が適用要件を満たすかを確認しましょう。

経費を適切に処理するには、領収書や請求書、契約書、納品書、クレジットカード明細など、取引内容を確認できる証憑を保存することが重要です。
領収書だけでは事業との関連性が分からない場合は、会計ソフトの摘要欄などに支出目的を記録しましょう。
例えば、飲食費なら「取引先名・参加者・人数・目的」、出張費なら「訪問先・日程・目的」などを残します。
領収書を紛失した場合も、それだけで直ちに経費として認められなくなるとは限りません。振込記録、クレジットカード明細、メール、契約書などの客観的資料をそろえ、取引の事実や事業との関連性を説明できる状態にしておくことが大切です。
また、消費税の仕入税額控除を受けるためには、原則として一定の事項を記載した帳簿と、適格請求書等の請求書類を保存する必要があります。ただし、一定の取引については帳簿のみの保存で仕入税額控除が認められる特例もあります。

メールで受け取ったPDF請求書や、ECサイトからダウンロードした領収書などは「電子取引データ」に該当します。
電子メール、クラウドサービス、Webサイトなどを通じて電子的に授受した注文書、契約書、請求書、領収書等のデータは、電子帳簿保存法に基づき、原則として電子データのまま保存する必要があります。
保存に当たっては、改ざん防止措置や、必要に応じて「日付・金額・取引先」などで検索できる状態を確保することが求められます。ただし、検索要件については事業者の規模や保存方法などに応じた緩和措置があります。
クラウド会計などを活用し、証憑データを仕訳と紐付けて保存すると、決算や税務調査の際にも確認しやすくなります。
紙で受け取った書類と電子取引データでは保存ルールが異なるため、それぞれの保存方法について社内ルールを明確にしておきましょう。

経費処理は決算時にまとめて見直すのではなく、月次で継続的に確認することが重要です。
特に、交際費、役員関連の支出、仮払金、未払金などは、内容や証憑を毎月チェックしましょう。
「とりあえず雑費」で処理せず、取引内容に適した勘定科目へ分類し、法人カードや法人口座を利用して会社と経営者個人のお金を分けます。
あわせて、経費精算規程、旅費規程、交際費の記録ルールなどを整備すると、会計処理のばらつきを防ぎやすくなります。
朝日税理士法人では、月次決算や経理業務、税務相談を含めた支援を行っています。経費処理に不安がある場合は、決算前に早めにご相談ください。

いいえ。領収書は支払いの事実を示す重要な資料ですが、事業との関連性まで自動的に証明するものではありません。
誰と、何の目的で支出したのかを説明できる記録も残しましょう。

支払方法だけで損金になるかどうかが決まるわけではありません。
法人の事業に必要な支出であれば、個人のクレジットカードで支払った場合でも、会社との間で適切に精算し、会計処理することで経費として取り扱うことができます。
ただし、私的支出との混在を防ぎ、経理処理を分かりやすくするためにも、継続的な会社経費の支払いには法人カードや法人口座を利用することをおすすめします。

会社が支払ったものすべてが、税務上の損金として認められるわけではありません。会計上の費用と税務上の損金は異なり、交際費、役員給与、寄附金などにはそれぞれ個別のルールがあります。
領収書や請求書を保存するだけでなく、事業との関連性や支出目的を説明できる記録を残しておくことが重要です。
不適切な経費計上は、税務調査で損金算入を否認され、法人税等の追加負担や、場合によっては加算税・延滞税につながる可能性があります。判断に迷う支出は決算まで放置せず、月次の段階から確認しましょう。
「この支出は会社の経費になる？」と迷っていませんか？
朝日税理士法人では、経費判断から申告書作成、決算前の納税額予測、資金繰りまで幅広くご相談いただけます。領収書や請求書、直近の試算表などをご用意いただくと、より具体的な検討が可能です。